Organisme / loisirs · Site et plugins sur mesure

Un club équestre qui gère adhésions, sentiers et calendrier au même endroit

Le Club Équestre de la MRC d'Acton entretient des sentiers autour d'Acton Vale depuis 2002. Le site devait servir les cavaliers (adhésion, cartes, calendrier, boutique) et surtout les bénévoles du CA, qui suivent qui a payé, qui renouvelle, et qui a son assurance Cheval Québec. Un thème WordPress tout seul ne connaissait pas ces règles.

Organisme / Club équestre & loisirs
Site d'organisme avec plugins WordPress sur mesure

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01 · Défi

Le Club Équestre de la MRC d'Acton rassemble des cavaliers autour de sentiers balisés à Acton Vale et dans les municipalités voisines. Leur site parle de plus de 55 km entretenus depuis 2002, et plus de 120 membres. Derrière ça, le vrai travail du CA : savoir qui a payé, qui doit renouveler, et qui a son assurance Cheval Québec à jour.

Les adhésions ne sont pas toutes pareilles : individuelle, familiale (conjoint et jusqu'à quatre enfants, chacun avec son numéro Cheval Québec), passe journalière, option inter-club. Un plugin de membres générique ne connaît pas ces règles. Et les cavaliers, eux, veulent voir les sentiers, le calendrier des randonnées, et commander un t-shirt sans écrire au club.

02 · Approche

On a coupé ça en deux. Sur le site, un visiteur comprend en quelques secondes : devenir membre, voir les sentiers, regarder les prochaines randonnées, passer à la boutique. Dans WordPress, le CA ouvre des outils faits pour ce club, comme le reste de l'admin. Pas un autre portail. Pas un mot de passe de plus à perdre.

Le formulaire d'adhésion n'envoie pas juste un courriel : il crée ou met à jour une fiche membre. Même adresse déjà au registre? C'est un renouvellement, pas un doublon. Le paiement reste un virement Interac, comme le club le fait déjà. L'adhésion passe à « actif » quand le bénévole confirme la réception, et le tableau de bord alerte si une demande traîne plus de sept jours.

03 · Livrables

Ce qu'on a livré

Un site que les cavaliers utilisent, et des plugins que le CA ouvre chaque semaine.

Adhésion reliée au registre
Formulaire public (individuel, familial, passe journalière, option inter-club) qui crée la fiche membre, avec numéro Cheval Québec et le montant à virer.
Fiches de sentiers lisibles
Chaque parcours a sa durée, sa distance, sa difficulté et ses points d'intérêt. Le CA peut y joindre un fichier de carte (KML, le format des traces GPS) pour afficher le tracé.
Calendrier des randonnées
Liste et vue calendrier sur le site, plus un import de fichier tableur pour reprendre un calendrier déjà préparé, sans tout retaper.
Boutique du club, sans WooCommerce
Calendrier, t-shirt, casquette : le CA change prix, couleurs et tailles dans WordPress, et le formulaire de commande suit.
Commanditaires suivis par le CA
Logos, type de commandite et année, avec un aperçu des revenus. Les logos se retrouvent sur le site sans que quelqu'un les recolle à la main.
Documents du conseil, à part des photos
Procès-verbaux (réunion, AGA, spéciale) dans un dossier à part, pas mélangés aux photos. Plus les documents internes et les fiches du CA.

04 · Sur-mesure

Écrit pour les règles de ce club

Le registre, les cartes de sentiers, le calendrier et la boutique ne viennent pas d'un plugin du répertoire. On les a écrits pour ce que le club fait vraiment.

Registre des membres Adhésions individuelles, familiales (conjoint + enfants) et passe journalière, avec statut Cheval Québec. Un courriel déjà connu déclenche un renouvellement plutôt qu'une deuxième fiche. Le tableau de bord compte les membres actifs, ceux en attente, et les renouvellements de l'année.
Cartes de sentiers à partir de fichiers terrain Le CA dépose un fichier KML ou KMZ (le format des traces GPS). On le valide, puis on l'affiche sur une carte Google (vue terrain ou satellite), centrée sur la MRC d'Acton. Un plugin de carte générique n'accepte pas ces fichiers ni ce vocabulaire (dénivelé, point d'eau, sentier fermé).
Calendrier avec import Les événements ont une couleur, une plage horaire et une vue calendrier, sur le site comme dans WordPress. L'import CSV (un fichier tableur) a été prévu pour migrer un calendrier déjà existant, pas pour tout recréer à la main.
Commande boutique branchée au catalogue Les tailles et couleurs ne sont pas figées dans le formulaire. Quand le CA change une option sur la fiche produit, le formulaire de commande s'ajuste. Ça évite WooCommerce pour trois articles de club.
Procès-verbaux hors des photos du site Les PDF de réunions vont dans un dossier à part, pas mélangés aux photos. Type de séance (régulière, AGA, spéciale) et date se gèrent comme le reste du contenu.

05 · Résultats

Ce que ça change

Pas de taux de conversion à coller ici. Par contre, voilà ce que le site et les plugins font déjà, concrètement.

Une demande d'adhésion ou de renouvellement arrive dans le registre WordPress, pas dans une boîte courriel à trier à la main.
Le CA voit les actions en attente (nouvelles fiches, renouvellements de plus de sept jours, membres sans statut Cheval Québec) dès l'ouverture du tableau de bord.
Les cavaliers consultent sentiers, prochaines randonnées et boutique au même endroit, sans écrire au club pour un PDF de carte.
Les bénévoles mettent à jour membres, événements et sentiers dans WordPress. Pas besoin de nous rappeler pour changer une date ou une difficulté.

Les mentions « 120 membres » et « 55 km de sentiers » viennent du site public du club. Ce ne sont pas des résultats mesurés du mandat web.

06 · Stack

Technologies

WordPress et Breakdance pour le site. Gravity Forms pour l'adhésion et la boutique. Rank Math pour le référencement. Le reste, c'est du PHP écrit pour ce club.